卒業旅行のしおり｜人数が多くても崩れない

卒業旅行は、それまでの旅行と条件が違います。人数が多く、全員の希望が違い、しかも予算に差があります。

そして幹事は、たいてい旅行の経験が多いわけではありません。全部を決めようとすると、決まる前に日程が近づいてきます。

この記事では、卒業旅行のしおりと段取りをまとめます。考え方は1つ、決めるところと自由にするところを分けることです。

卒業旅行で決めるのは4つだけ

人数が多いほど、決めることを減らします。全員に関わるものだけを決めます。

この4つ以外は、決めないほうがうまくいきます。 食事の店、観光地、買い物。全員の希望を聞くと、必ず通らない人が出ます。

会費の上限を先に言う

これが卒業旅行でいちばん効きます。金額を言わずに進めると、あとで参加できない人が出ます。

「1人5万円くらい（航空券・宿・レンタカー込み）」と先に言えば、参加するかどうかを本人が決められます。予算の出し方は旅行の予算の立て方にまとめました。

自由行動を軸にする

人数が多い旅行で、全員が同じ場所を回るのは無理があります。1日の半分を自由行動にすると、全員の満足度が上がります。

しおりに書くのは3つだけです。

14:00〜17:30 自由行動
集合：17:30 ◯◯駐車場（レンタカーのところ）
遅れる人は 090-0000-0000 へ

「何時にどこへ戻るか」だけ大きく書きます。 どこへ行くかは各自で決めてもらいます。

自由行動の時間は3時間まで

短いと動けず、長いと全体の予定が崩れます。3時間前後が扱いやすい長さです。

移動が必要な場所へ行く人がいるので、集合場所は駅か、分かりやすい大きな目印にします。

はぐれたときの決めごとを書く

人数が多いほど、必ず起きます。しおりに3行書いておきます。

• 集合場所と時刻（大きく）
• 幹事の番号（2人ぶん）
• 通信手段（グループチャットの名前）

幹事の番号は2人ぶん書きます。 1人だと、その人がスマホを見ていないときに詰みます。

海外なら、これに加えて現地で使える通信手段（SIM・eSIM・ローミング）を誰が用意しているかも書きます。

会費と立て替えの扱い

卒業旅行は金額が大きくなりがちなので、ここを雑にすると人間関係に響きます。

立て替えは分散する

全部を幹事が立て替えると、10万円を超えることがあります。航空券はA、宿はB、レンタカーはCのように分けます。

記録は4つだけ

払ったその場で、日付・内容・払った人・金額。旅行中に計算しないでください。 その場で電卓を出すと、そこで時間が止まります。

詳しいやり方は旅行の割り勘にまとめました。旅程さんでは精算表も配っています。

集金は事前に

人数が多いと、当日集金は現実的ではありません。出発の1週間前までに送金してもらう形にします。

払っていない人がいる状態で出発すると、幹事が立て替えたまま旅行が終わります。

しおりに書くもの

書く項目は普通のしおりと同じですが、優先順位が変わります。

人数が多い旅行では、予定より「集合」のほうが重要です。 予定は崩れても取り返せますが、集合に遅れると全員が待ちます。

入れる項目の考え方は旅のしおりの中身に詳しく書いています。

配り方

人数ぶん＋5枚刷ります。必ずなくす人がいます。

大人数なら、はがきサイズの小さい控えを1人1枚ずつ配る形も有効です。A4に4枚並べて刷って切るだけなので、10人でも3枚で済みます。

幹事の負担を分ける

1人で全部やると、旅行が楽しめません。担当を分けます。

• 日程と宿 … 幹事
• 交通 … もう1人
• 食事の予約 … もう1人
• 会計 … もう1人

ただし、予約番号は1枚にまとめて幹事が持ちます。 分担しても、情報は1か所に集めてください。予約の管理は旅行の予約管理にまとめています。

段取り全体の流れは旅行の幹事がやることにあります。

まとめ

• 決めるのは4つだけ（日程・会費の上限・集合・宿）
• **会費の上限を先に言う。**言わずに進めると参加できない人が出る
• **1日の半分を自由行動に。**3時間前後が扱いやすい
• 自由行動は**「何時にどこへ戻るか」だけ**書く
• 幹事の連絡先は2人ぶん
• 立て替えは**分散する。**記録は4つだけ。計算は帰ってから
• 集金は事前に（当日は回らない）
• しおりは予定より集合を大きく
• 幹事の担当を分ける。ただし予約番号は1枚に

人数が多い旅行は、決めることを減らすほどうまくいきます。旅程さんでは、会費と自由行動の欄を入れた卒業旅行のしおりをExcelとPDFで配っています。

よくある質問

Q. 人数は何人まで1グループで回れますか。

6人が目安です。それ以上になると、食事の店が入れない、移動で分かれる、意思決定が遅い、という問題が出ます。8人以上なら、はじめから2班に分ける前提で組んでください。

Q. 全員の希望を聞くべきですか。

日程と会費の上限は聞きます。**行き先と食事は聞かないほうがうまくいきます。**自由行動で各自が行けるようにするほうが、満足度が高くなります。

Q. 予算に差がある人がいます。

**上限を先に決めて、そこに合わせます。**高いほうに合わせると参加できない人が出て、あとで気まずくなります。オプション（追加でお金がかかるもの）は自由参加にします。

Q. 海外の卒業旅行で気をつけることは。

パスポートの残存有効期間と、保険の加入です。**人数が多いほど、誰かが忘れます。**期限を切って全員に確認してください。組み方は海外旅行の旅程の組み方にまとめました。

Q. しおりを作る時間がありません。

集合・宿・幹事の連絡先・帰りの時刻。この4つだけ書いた1枚でも、あるとないとでは全然違います。項目名の入った用紙を刷れば、埋めるだけで10分で終わります。