旅行の日程調整。決まらない旅行を決めるやり方

旅行の話が出たのに、いつまでも日程が決まらない。グループチャットで「いつがいい？」と聞いて、何日か返事が来て、そのまま流れる。よくある形です。

原因は2つしかありません。候補日が多すぎるか、期限がないか。 この2つを直すだけで、たいていは1週間で決まります。

この記事では、旅行の日程の調整を進めるための手順をまとめます。

旅行の日程が決まらない理由は2つ

1. 候補日を絞っていない

「いつがいい？」と開いた聞き方をすると、返ってくる答えがばらばらになります。5人が5つの都合を書いたら、重なる日はまず見つかりません。

そして全員の希望を聞いてしまうと、あとで「自分の希望が通らなかった」という話になります。

2. 期限がない

期限のない依頼は、返事が後回しになります。 悪気なく忘れられます。

「今週中に」と1行入れるだけで、返信率がはっきり変わります。

手順1｜先に条件を絞る

候補日を出す前に、幹事が決めてしまう部分があります。

泊数を先に決めるのが効きます。 行き先から決めると、「そこなら2泊要るね」となって日程が動きます。泊数が決まっていれば、候補日の幅も決まります。

予算も先に言っておくと、あとで抜ける人が減ります。

手順2｜候補日を3つに絞る

ここがいちばん大事です。3つまで。

• 2つだと、両方だめな人が出たときに詰みます
• 4つ以上だと、◯×が散らばって決まりません

3つの選び方は、連続させないことです。「10/11-12」「10/25-26」「11/8-9」のように離すと、どれかは空いています。

幹事が行ける日だけを出す

当たり前のようで抜けます。**幹事が行けない日を候補に入れない。**候補が通ったあとで「やっぱり自分が行けない」となると、最初からやり直しです。

手順3｜表で聞く

チャットで聞くと返事が流れます。1枚の表にして回すと、誰が答えていないかが一目で分かります。

△を用意するのがコツです。 ◯×だけにすると、「行けなくはないけど厳しい」を書く場所がなくて×になります。△があると、最後に「△でもいいから多い日」を選べます。

旅程さんでは、この形の日程調整表をExcelとPDFで配っています。印刷して配ることも、Excelのまま送ることもできます。

調整ツールを使う場合

調整さんやLINEスケジュールのようなツールもあります。5人以上なら、ツールのほうが集計が楽です。

ただし、URLを開いてもらう一手間があるので、3〜4人なら表を画像で送るほうが速いことも多いです。

手順4｜期限を切る

依頼の文面に、必ず入れる3つがあります。

・回答の期限：8月20日（水）まで
・期限までに返事がない場合は、こちらで決めます
・決まったあとの変更は受けられません

2つ目がいちばん効きます。 きつく聞こえますが、これがないと1人の返事を全員が待つことになります。

3つ目も先に言っておきます。宿と交通を押さえたあとで日程が動くと、キャンセル料が発生します。

手順5｜決める

期限が来たら、その場で決めて流します。

• ◯がいちばん多い日
• 同数なら、×が少ない日
• それも同数なら、幹事が決める

「どうしますか？」と聞き返さないでください。 そこからまた止まります。「候補2に決めました」と言い切るほうが、全員が動けます。

全員が行ける日がないとき

よくあります。このときの選択肢は3つです。

• 多数決で決めて、行けない人には次回参加してもらう
• 泊数を減らして日程の幅を広げる
• 時期を1か月ずらして、もう一度候補を出す

「全員が行ける日を探し続ける」のがいちばんまずい形です。 探しているうちに宿が埋まります。

決まったあと、すぐやること

日程が決まった日のうちに、次の2つを押さえます。

• 宿（キャンセル無料の期限が長いところ）
• 交通（変更できるプラン）

人数はまだ確定していないので、多めに押さえて減らす形にします。この段取りは旅行の幹事がやることにまとめています。

行き先が決まっていないなら、日程だけ押さえて行き先は後でも構いません。日程が動くほうが、あとの作業が全部やり直しになります。

まとめ

• 決まらない理由は候補日が多すぎるか、期限がないか
• **泊数と予算を先に決める。**行き先より先
• 候補日は3つまで。連続させない。幹事が行ける日だけ
• 表で聞く。△を用意する
• 期限と「返事がなければこちらで決める」を必ず書く
• 期限が来たら**言い切って決める。**聞き返さない
• 全員が行ける日を探し続けない
• 決まったらその日のうちに宿と交通

日程調整は、丁寧にやるほど遅くなります。**絞って、期限を切って、決める。**これだけです。

よくある質問

Q. 候補日を3つに絞れません。

泊数が決まっていない可能性があります。1泊なのか2泊なのかで、候補に挙がる日が変わります。先に泊数を決めてください。

Q. 返事をくれない人がいます。

期限の前日に、個別に一言送ってください。グループでの呼びかけは自分ごとになりません。それでも返事がなければ、期限どおりに決めて構いません。

Q. 調整ツールと表、どちらがいいですか。

5人以上ならツール、3〜4人なら表が目安です。ツールはURLを開いてもらう手間があり、少人数だとその手間のほうが大きくなります。

Q. あとから日程を変えたいと言われました。

宿と交通を押さえたあとなら、キャンセル料が発生します。誰が負担するかを先に決めておくと揉めません。押さえる前なら、変えるかどうかを多数決で決めます。

Q. 幹事が決めてしまうのは強引ではないですか。

「期限までに返事がなければこちらで決めます」と先に伝えてあれば、強引にはなりません。伝えずに決めると不満が出ます。伝えるところまでが手順です。